行政财务制度补充
一、发票的基本要求
1、发票必须合法、真实、有效,自2017年7月1日起,取得的增值税普通发票(含电子和卷式)应在“购买方纳税识别号”栏填写中心纳税人识别号或统一社会信用代码,不符合规定的发票,财务部可不予报销;
2、发票内容与实际交易内容完全一致,西子可开发票内容有活动费、服务费活动服务费、活动策划费、宣传活动费等;
3、发票不能涂改、挖补、大小金额、抬头、信用代码必须相符,字迹清楚,发现发票有误,应当退回重开;
4、要用胶水分类、整齐地黏贴在报销黏贴单上,防止原始凭证在传递过程中丢失,发票金额应当等于或大于报销金额;
5、财务看到发票才打款,如果第一时间不能拿到发票,可以接受当月打款,当月补齐发票,如果出现隔月甚至更久时间的现象,需经主任同意才打款;
6、无论何种原因遗失原始票据的费用一律不予报销,一切损失由当事人自行承担。
二、报销的相关要求
1、报销内容、用途说明必须清晰准确,并注明费用归属(属于哪个项目,便于分类核算或转账);
2、报销金额大小写一致,不能涂改,不能使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写;
3、如报销的内容没有相应的发票,需要报销人自行凑够报销金额的发票方可,可用的发票项目如油费、停车费、办公费、餐费等;
4、报销单首先拿给项目负责人确认,计入项目决算,再由项目负责人交给审核,之后由财务统一拿给主任签字复核,没有完整签字的报销单不予报销;
5、项目有关的快递闪送等费用,尽量统一由项目负责人报销,如不是,报销人要及时把有关费用报给项目负责人,项目负责人要记录在决算表;
6、需要采购相关物品,计入项目成本的由项目负责人自行购买,计入办公费用的统一由行政人员购买,需求人员需在纷享销客上填写审批,内容包括购买物品名称、价格、数量,由主任审批过后@相关人员方可购买;
7、项目负责人拿提成需要材料:项目台账+合同复印件+决算表+完整的发票,如果决算表内还有未清算的票据及还未拿到的发票,都不予报销;
三、报销的时效要求
1、财务部每个月打款四次,分别在每周一和10号的那天,有特殊情况的,需在纷享销客上主任审批之后方可打款;
2、相关报销凭证需要在打款日的前一周拿给财务,过期不候,如造成损失由相关负责人自行承担;
四、考勤要求
1、员工上下班需在纷享销客上签到签退,未签到和迟到扣调休4小时,未签退扣调休1小时,特殊情况如手机坏了等,需在纷享销客上向主任审批通过之后方可;
2、每个人一年有6次免罚机会;
3、调休需至少提前一天发起审批,特殊情况如突发病等除外,审批流程为先行政部,再交由主任审批,流程不规范可不予通过,如果情况紧急需要在事后在纷享销客上补上请假条,如考勤人员检查考勤记录时没有看到流程则视为缺勤处理;
五、车辆问题
1、关于单位车辆发生违章问题,如因项目用车,费用为项目和个人各承担一半,如不是项目期间用车,如因公事用车出去,则个人承担所有罚款费用;
2、单位主张公共交通,如地铁、公交等出行工具,如要打车的,预算超过30元的,必须先在纷享销客上由主任审批之后方可,内容包括打车原因、出发地至目的地,不接受未经审批的事后报销;
六、注意事项
1、财务部票据审核人员在经行票据审核的过程中,如对相关票据有疑问,可询问报销人员,报销人员要对有疑问的地方做出相应合理的解释,如解释的原因不被接受,则相应的费用将不予报销;
2、费用报销人员应对所报销的单据和金额负完全的责任,严禁虚报、多报、
假报。经查核属虚假凭证,此笔费用不予报销。
本制度从2019年1月1日执行。
杭州西子青年发展服务中心
2019年1月1日