关于加强物料制作管理的若干规定

随着中心业务的增长，物料制作越来越多，为了进一步加强中心物料制作的管理规范，保证物料的合理采购、责任明确，确保物料制作环节更优质、更高效，特制定此规定，并于发布之日起正式实施。

一、适用范围：

本办法中所指的物料主要是指中心各部门所需的印刷、制作的物料（活动物料暂不包括）；

包括物料的设计、制作、采购审核流程，财务部门的费用审核和结算。

二、执行流程

1、需要做物料的人员（活动负责人）向财务预通报需求（产品、规格、数量），由财务对比几家图文店进行核价；

2、财务把核价结果告知需要做物料的人员（负责人），活动负责人发起申请审批（纷享销客），审批需要写明物料名称、用途、材质、尺寸、数量、单价、总价及时间要求；

3、中心主任办审核同意后，由财务向所选择的图文店下单，由设计联系制作（传送图文、技术沟通和完成催送），由财务发起结算工作；

4、活动物料制作好之后，由活动负责人领取并签字；

5、物料设计期间出现需要改动尺寸、材质等问题的，活动负责人需要重新发起申请，重走流程。

三、成果验收

活动负责人或委托人在收到活动物料后，要严格按申请单要求进行验货，确保质量和数量，才能进行签收。

若在接收活动物料时发现破损、缺失或与申请单不符时，可以拒收，及时排查原因，找出责任人，并作相关赔偿处理。

在需制作大量物料印刷（数量超过500份或金额超过2000元）时，必须先打印出小样交由中心负责人审核后才能进行，否则如出现损失，由联系制作人（设计岗位）承担。

四、物料保管

本着谁用谁保管的原则，保证物品存放期间的数量完整、质量完好。如因保管不善造成的损失，重新制作的费用由使用保管人承担。

五、责任追究

实行责任追究制度，如发生下单、制作、验收、保管等环节给中心造成实际损失的，按中心规定对相关责任人进行追究处罚。若出现重大损失的，相关人员需要承担全额赔偿。

六、本规定自颁布之日起施行。

杭州西子青年发展服务中心

2015年1月13日